BoulderCentre for Orthopaedics & Spine mejora su proceso de cobro previo y comunicación con los pacientes
El BoulderCentre for Orthopaedics & Spine se ha comprometido a brindar a sus pacientes la mejor atención posible, así como a mejorar el sistema de atención médica en Colorado. Sin embargo, se enfrentaban a un desafío importante en su proceso de cobro previo y comunicación con los pacientes.
El problema
El centro médico carecía de un proceso eficiente para cobrar previamente los pagos de las cirugías y comunicar estimaciones a los pacientes de manera moderna, como a través de correo electrónico y mensajes de texto. Esto se debía a la falta de un sistema integrado y a la necesidad de realizar múltiples pasos manuales y navegar por diferentes portales y software.
Además, las estimaciones de cobro previo no se basaban en tarifas contractuales, lo que resultaba en un proceso desestructurado e inexacto.
La propuesta
Para abordar este desafío, el director ejecutivo del BoulderCentre había adquirido una plataforma de aceleración del ciclo de ingresos llamada Rivet. Esta plataforma ofrecía una integración fácil con Athena EHR y prometía simplificar el proceso de cobro previo y comunicación con los pacientes.
Rivet proporcionaba estimaciones precisas de costos para los pacientes, teniendo en cuenta los beneficios del seguro, los códigos correctos y las tarifas contratadas específicas del BoulderCentre. Esto permitía facilitar el pago anticipado de manera efectiva.
Además, Rivet ofrecía recuperación de ingresos para abordar cualquier pago insuficiente por parte de los pagadores, lo que ahorraría tiempo y dinero a la organización de atención médica.
Enfrentando el desafío
Al principio, el equipo del BoulderCentre mostró cierta resistencia a adoptar la nueva tecnología. Sin embargo, el personal de liderazgo destacó los beneficios de Rivet, como la eliminación de tareas manuales y la maximización de la productividad y los ingresos a través de flujos de trabajo automatizados.
Con el tiempo, el equipo se dio cuenta de que la tecnología no generaba trabajo adicional, sino que simplificaba y agilizaba el proceso de cobro previo y comunicación con los pacientes. Ya no era necesario pasar el día navegando por diferentes portales y realizando llamadas telefónicas a compañías de seguros.
En resumen, la implementación de Rivet ha permitido al BoulderCentre for Orthopaedics & Spine mejorar su proceso de cobro previo y comunicación con los pacientes, brindando una experiencia más eficiente y precisa para todos.
La integración de plataformas mejora la eficiencia en el proceso de pago de atención médica
La plataforma de aceleración del ciclo de ingresos ha sido una gran victoria para BoulderCentre, según afirmó Lewis, miembro del equipo. La integración directa con la plataforma Athena EHR fue un requisito indispensable durante la búsqueda inicial de una plataforma para implementar.
Un proceso fluido y fácil de usar
Al programar una cirugía, el asistente médico crea una orden en Athena y tiene acceso al horario del quirófano del médico. Una vez confirmada la fecha y aprobado el pedido mediante autorización previa, la información se pasa al responsable de las precolecciones. Antes, este proceso solía ser manual y complicado, pero ahora es fluido y fácil de usar. El presupuesto se envía al paciente por correo electrónico y mensaje de texto, y se le permite pagar directamente a través de un enlace seguro antes de recibir los servicios.
Proactividad y transparencia en el costo de la atención médica
El asistente médico se asegura de que el paciente tenga la información de contacto correcta y le informa que recibirá una estimación del costo. Los pacientes valoran este nivel de proactividad y transparencia en el costo de su atención médica.
Recordatorios de pago para una gestión eficaz de las cobranzas
Los pacientes reciben sus estimaciones de costos de inmediato, pero no se espera que paguen de inmediato. Idealmente, el pago anticipado se cobra al menos cinco días antes de la cirugía. La integración de Athena facilita el proceso de recordar amablemente a los pacientes que paguen en este momento, evitando la pérdida de cobros.
Una herramienta rentable y eficiente
Desde que comenzaron a utilizar la plataforma en septiembre de 2022, BoulderCentre ha realizado 4759 estimaciones y ha obtenido hasta $898,000 en precolecciones. La implementación de la plataforma ha sido una gran victoria desde el punto de vista financiero. Además, la eficiencia en la recolección de datos del paciente ha mejorado significativamente.
Mayor eficiencia en la fuerza laboral
Anteriormente, varias personas trabajaban en las precolecciones, pero ahora una sola persona tiene la capacidad de realizar todas las precolecciones, estimaciones, autorizaciones previas y trabajo para el departamento de resonancia magnética. Estas eficiencias en la fuerza laboral son invaluables en un momento en que la industria de la salud enfrenta escasez de personal.
Valoración por parte de los pacientes
Los pacientes valoran el nuevo método de pago, ya que reciben estimaciones detalladas que les permiten comunicarse con el centro quirúrgico para obtener más información. El personal agradece las preguntas de los pacientes, ya que demuestran un interés en comprender su proceso de atención.
La importancia de la transparencia y la comunicación en la atención médica
En un mundo cada vez más digitalizado, la transparencia y la comunicación son elementos clave para el éxito de cualquier práctica médica. Según el Dr. Lewis, un médico experimentado, «cuanto más educados puedan estar los pacientes y más información tengan, mejor». Esta afirmación resalta la importancia de brindar a los pacientes acceso a información clara y comprensible sobre su atención médica.
El Dr. Lewis también destaca el valor de los pacientes satisfechos y felices. Aunque este valor es menos mensurable, no se puede subestimar su impacto en una práctica médica. Estos pacientes son los que recomiendan y atraen a nuevos pacientes, lo que contribuye al crecimiento y éxito continuo de la práctica.
Consejos para implementar tecnología en la atención médica
Si una organización busca implementar una plataforma de aceleración de ingresos, es fundamental ayudar al personal a comprender el valor de la tecnología y evitar resistencias. El Dr. Lewis aconseja que se les muestre a los empleados cómo la tecnología puede mejorar su trabajo y los beneficios que puede brindar a la práctica en general. Aunque los nuevos procesos pueden generar preocupación por un mayor flujo de trabajo, es importante destacar que la curva de aprendizaje inicial y la capacitación valen la pena para aprovechar los beneficios a largo plazo.
Maximizar los ingresos y mejorar la experiencia del paciente
En la actualidad, los consultorios médicos operan con márgenes más reducidos que nunca. Por lo tanto, es esencial que todas las prácticas, independientemente de su tamaño, se enfoquen en brindar la mejor calidad de atención posible y maximizar los ingresos. El Dr. Lewis enfatiza que utilizar tecnología para automatizar procesos y recopilar datos de manera más eficiente es crucial para evitar pérdidas de ingresos. Además, aprovechar la tecnología también mejora la experiencia del paciente, lo que a su vez contribuye al éxito a largo plazo de la práctica médica.
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