Grado de abstracción de su próximo modelo de proceso

Cualquier modelo de proceso es mucho más que un diagrama de flujo. Es una abstracción de las operaciones actuales o futuras del mundo real..

El modelado de procesos es una de las competencias básicas de cualquier analista de negocios capaz. Tanto el Estándar de Análisis de Negocios del Instituto Internacional de Análisis de Negocios (IIBA) [1]y la Guía de análisis empresarial del Project Management Institute (PMI) [2] solicitar analistas de negocios certificados que sean capaces de preparar y utilizar modelos de procesos.

Los analistas comerciales y los analistas de mejora de procesos pueden preparar modelos de procesos en puntos clave de la gestión de procesos comerciales, tecnología de la información y metodologías de proyectos de cumplimiento normativo. Pueden especificar arquitecturas de sistemas de información, organizacionales y funcionales actuales o futuras, requisitos funcionales, diseños de flujo de trabajo e incluso operaciones automatizadas. Lo que cualquier modelo de proceso necesita comunicar variará de un proyecto a otro. Los ejemplos de modelos de procesos de la más alta calidad brindan información de procesos clara y precisa de interés directo para sus lectores.

Los analistas de negocios informados saben que uno de los secretos para producir un modelo de proceso de alta calidad es establecer una misión clara para cada modelo. Para tener éxito, debe establecer conscientemente la misión de su próximo modelo de proceso dentro del proyecto de gestión de procesos comerciales, tecnología de la información o cumplimiento normativo al que servirá el modelo. Luego, adaptará sus elicitaciones del contenido y la configuración del modelo para satisfacer las necesidades del proyecto. Parte de la agenda de elicitación del establecimiento de la misión de su modelo de proceso incluirá hacer y responder esta importante pregunta:

¿Cuál es el grado de abstracción requerido de este modelo? [3]

Hay tres grados generalmente aceptados de abstracción a considerar: conceptual, lógico y de configuración.

Un modelo de proceso conceptual

Un modelo de proceso conceptual presenta gráficamente la estructura definitoria de qué un proceso es.

Los analistas de negocios, los patrocinadores de proyectos, los gerentes de proyectos, los expertos en la materia, los reguladores y otras partes interesadas del proceso utilizan modelos de procesos conceptuales para los siguientes propósitos:

• Para tomar decisiones de gobernabilidad y alcance del proceso;

• Obtener un acuerdo sobre el alcance y la estructura definidos del proceso y comunicarlo, distinguiendo inequívocamente ese proceso de todos los demás en su negocio;

• Diseñar arquitectura empresarial, definir arquitecturas de soluciones tecnológicas,

• Ser la base sólida sobre la cual se analiza o planifica el próximo análisis detallado de problemas o la definición detallada de procesos;

• Para apoyar las decisiones de gestión de proyectos (por ejemplo, elaboración de presupuestos, alcance).

• Para obtener y ajustar aún más los detalles del proceso lógico sobre su sólida base contextual y estructural.

Algunos analistas de negocios y analistas de sistemas pueden interpretar el término conceptual en el sentido de “alto nivel”. Eso sería una simplificación y un error. Para cumplir su propósito, un modelo de proceso conceptual debe definir inequívocamente la estructura sólida y estable del proceso. A pesar de ser el grado más alto de abstracción, un modelo de proceso conceptual de alta calidad sigue siendo preciso. Puede comunicar de forma clara y gráfica toda esta información que define el proceso:

• El (los) evento(s) iniciador(es) del proceso que hace que se realice el proceso.

• Las actividades del proceso y su secuencia esperada de ejecución.

• Los resultados esperados del proceso.

• El o los clientes del proceso.

Un modelo de proceso lógico

Un modelo de proceso lógico elabora detalles contextualmente relevantes sobre cómo se requiere que un proceso funcione, está diseñado para funcionar o funciona actualmente.

Un modelo de proceso lógico de alta calidad podría responder gráficamente cualquiera de estos tipos de preguntas de elaboración:

• La descomposición o resumen de algunas de las actividades del proceso.

• El trabajo condicional basado en reglas o basado en decisiones que se puede realizar.

• Las responsabilidades asignadas para realizar las actividades del proceso.

• Los datos o información que se requiere utilizar y/o producir.

• Las causas de que el proceso se retrase o se interrumpa.

• Los errores de procesamiento que pueden ocurrir mientras se ejecuta el proceso y cómo se resolverán.

• Los datos de rendimiento o medición relacionados con el proceso y los procedimientos operativos basados ​​en texto, documentos u otras especificaciones.

Hay un espectro de usos para los modelos de procesos lógicos. Los propietarios y analistas de procesos utilizan modelos de procesos lógicos para determinar qué y dónde medir el rendimiento de un proceso existente o para diseñar y comunicar las mejoras de proceso propuestas. También definen los requisitos o el diseño de procedimientos manuales o automatizados, o describen el diseño de flujos de trabajo.

Los analistas de negocios y los analistas de procesos competentes pueden anticipar, obtener y documentar una variedad de tipos de refinamiento lógico, utilizando agendas claras y patrones de modelado reutilizables. [4]. También saben que no es necesario que dos modelos de procesos lógicos comuniquen todos los mismos tipos de refinamientos lógicos. Por lo tanto, considerarán la misión del modelo dentro de cada proyecto y adaptarán sus esfuerzos de modelado para centrarse en obtener y documentar los tipos de mejoras lógicas que se adapten al uso previsto de cada modelo dentro de la metodología de su proyecto.

Un modelo de configuración de procesos

Un modelo de configuración de procesos comunica mecanismos de implementación concretos tales como operaciones de software y procedimientos de usuario o flujos de trabajo.

Un modelo de configuración de procesos es el grado más bajo de abstracción. Los analistas de negocios y los analistas de sistemas suelen preparar modelos de configuración de procesos en plataformas de software de código bajo y sin código. La plataforma consume el modelo de configuración de procesos junto con funciones detalladas relacionadas con los procesos, seguridad, formularios, interfaz del sistema y especificaciones de datos para generar software operativo, además de una arquitectura de producto de software ya completa. De lo contrario, hay muy poca o ninguna intervención del programador para traducir el modelo en un software que funcione. Cuando surgen actualizaciones de requisitos o defectos, el analista revisa el modelo de configuración y la plataforma regenera y vuelve a implementar el software.

Debe adoptar y adherirse exactamente a la sintaxis de modelado de procesos de la plataforma low-code o no-code elegida. Puede aprenderlo tomando la capacitación que ofrece el proveedor de la plataforma de código bajo o sin código. Junto con un modelo de configuración de procesos, especificaría en detalle:

• Usuarios del sistema, sus roles asignados y sus responsabilidades para realizar el flujo de proceso configurado.

• La secuencia de ejecución de componentes funcionales configurables, de un flujo de trabajo automatizado de extremo a extremo.

• Los componentes funcionales configurables involucrados en la configuración del flujo del proceso. Estos suelen ser las interfaces de usuario (p. ej., formularios, informes), las integraciones del sistema (p. ej., las API) y los atributos de datos utilizados en un flujo de trabajo de proceso automatizado.

Dado que los modelos de configuración de procesos se traducen con precisión en software operativo y operaciones comerciales, cualquier error u omisión en el modelado se convierte en errores u omisiones en el software generado y las operaciones comerciales. Es lógico pensar que para ser un analista de negocios o un analista de sistemas exitoso en un entorno de código bajo o sin código, debe diseñar modelos de configuración de procesos basados ​​en requisitos lógicos suficientemente detallados, que haya obtenido y entendido.

Cómo elegir el grado de abstracción de su próximo modelo de proceso

Siga estas pautas para elegir cuál será el grado de abstracción requerido de su próximo modelo de proceso:

Utilizar modelos de procesos conceptuales llegar a un acuerdo y comunicar cuál es el proceso. ¿Cuál es el alcance? ¿Qué provoca que se realice? ¿Cuáles son las actividades y su secuencia esperada de actividades? ¿Cuál es o son los resultados esperados? Utilice modelos de procesos conceptuales para la planificación, el alcance y la definición de la arquitectura.

Usar modelos de procesos lógicos llegar a un acuerdo y comunicarse cómo un proceso funciona o se requiere que funcione. Esté preparado para obtener y documentar las respuestas a detalles lógicos como: ¿Cuáles son las actividades detalladas o resumidas? ¿Quién es responsable de qué? ¿Qué pasa si? ¿Que pasa cuando? ¿Qué decisiones se tomarán? ¿Qué información se produce o utiliza? Recuerde obtener e incluir los detalles que sean relevantes para la audiencia prevista de su modelo: aquellos que participan en el ciclo de vida de su proyecto de gestión de procesos comerciales de tecnología de la información. Tenga en cuenta la audiencia prevista de su modelo cuando obtenga y documente los detalles. Utilice modelos de procesos lógicos detallados apropiados para requisitos o diseños funcionales detallados.

Usar modelos de configuración de procesos para especificar la configuración de módulos de software concretos, dispositivos físicos y/o procedimientos operativos manuales que implementan un proceso.

Por lo general, utiliza modelos de configuración de procesos en la generación de software sin código o con código bajo. Para obtener los beneficios, debe especificar detalles de implementación de procesos muy precisos y precisos, y seguir exactamente la sintaxis de modelado de configuración de procesos.

Conclusión

Un modelo de proceso no es solo un diagrama de flujo. Comunica lo que es o será operaciones del mundo real. Puede desempeñar un papel crucial en el éxito o el fracaso de su próximo proyecto de gestión de procesos empresariales, tecnología de la información y cumplimiento normativo.

Los analistas de negocios y analistas de procesos más competentes aclaran cuál será el grado de abstracción requerido de su modelo, al comienzo de su análisis. Luego enfocan sus propios esfuerzos y el tiempo de los interesados ​​del proyecto en los tipos de contenido y formato del modelo que mejor se adapten a las necesidades únicas de cada proyecto.

Le invitamos a obtener más información o compartir sus comentarios y experiencias sobre el grado de abstracción de su próximo modelo de proceso a través del Contáctenos página en www.ProcessModelingAdvisor.com.

Derechos de autor 2023, Edmund Metera

Autor: Edmund Metera, asesor de modelado de procesos

Ed Metera es gerente sénior de proyectos en CWB Financial Group en Canadá. Las más de cuatro décadas de Ed de técnicas prácticas y exitosas de análisis de negocios y gestión de proyectos abarcan roles progresivos con firmas multinacionales de consultoría de TI, sirviendo a muchas industrias diferentes. Su historial reciente incluye adquisición/integración de negocios altamente exitosa, transformación digital, programas y proyectos regulatorios y de sistemas empresariales.

Enseña y asesora a gerentes de proyectos y analistas comerciales en las mejores prácticas para organizaciones profesionales como IIBA, PMI y CMMI, y clientes comerciales a medida. Ed imparte cursos de análisis de negocios respaldados por el IIBA y es asesor de programas del departamento de Capacitación Corporativa e Internacional del Instituto de Tecnología del Norte de Alberta, Analista de Negocios, Analista de Procesos y otros programas de certificación.

Edmund Metera es el autor del libro: Procedimiento de modelado de procesos universal: la guía práctica para modelos de procesos comerciales de alta calidad utilizando BPMN (Amazon, 2018, 2022), el fundador de www.ProcessModelingAdvisor.comy varios artículos de IRM Connects, Modern Analyst y BATimes.

REFERENCIAS

[1] The Business Analysis Standard (IIBA, noviembre de 2022)