En el entorno de trabajo acelerado de hoy en día, la productividad es más importante que nunca. Pero, ¿qué pasaría si hubiera trucos simples que pudieran ayudarlo a hacer más en menos tiempo? Bueno, no busque más porque lo tenemos cubierto. En este artículo, vamos a explorar algunas de las mejores formas de mejorar la productividad que usamos nosotros, los 3 gerentes de ingeniería (EM) en Welcome to the Jungle (WTTJ). Cada uno de nosotros supervisa dos equipos de cinco desarrolladores, lo que, combinado con la semana laboral de 4 días de WTTJ y aproximadamente el 50 % del equipo técnico que trabaja de forma remota a tiempo completo, significa que la eficiencia es crucial. Entonces, ya sea que sea un aspirante a EM o simplemente esté buscando hacer más en su trabajo diario, estos consejos sobre qué herramientas usar seguramente lo ayudarán a optimizar su tiempo y energía para lograr la máxima productividad. Ahora, vamos a destacar nuestros favoritos…
Como EM, nuestra agenda está repleta. Cada semana incluye 10 reuniones individuales de 30 minutos cada una y varias reuniones con otros líderes y equipos de ingeniería, por lo que el tiempo que nos queda para dedicarlo a un trabajo profundo es precioso. Afortunadamente para nosotros, hay una función en Google Calendar que nos permite rechazar automáticamente las reuniones solicitadas durante los intervalos de tiempo que hemos asignado para centrarnos en tareas particulares. Se llama la función de tiempo de enfoquey está disponible para cualquier persona que tenga una cuenta profesional o educativa.
Cómo configurarlo
a) Seleccione una franja horaria en Google Calendar:
b) Haga clic en la pestaña “Tiempo de enfoque”:
c) Seleccione cuándo desea que comience y finalice su tiempo de concentración:
d) Marque la casilla “Rechazar reuniones automáticamente” y decida si desea rechazar solo las invitaciones a reuniones nuevas o también las existentes:
e) Si lo desea, personalice el mensaje que se le enviará para explicar por qué se ha rechazado la invitación a la reunión:
Slack es, sin duda, una herramienta maravillosa, pero también puede ser abrumador cuando está ocupado asistiendo a una reunión (que, como se mencionó, sucede mucho como EM), de vacaciones, viajando hacia o desde la oficina, o cuando simplemente estás tratando de concentrarte en una tarea. De hecho, hay casi una presión para asegurarse de que siempre está “conectado”: crea la preocupación de que no poder responder los mensajes de inmediato dará la impresión de que no le importa cuando en realidad solo está ocupado. Pero, ¿y si pudieras sincronizar automáticamente tu estado de Slack con tu calendario para indicar cuándo no estás disponible y enviar un mensaje automático a la persona que intenta comunicarse contigo? Sería útil, ¿verdad? Gracias a Aceitunaes fácil de hacer eso!
Cómo configurarlo
a) En la aplicación Oliv, seleccione su calendario de Outlook o Google para sincronizarlo con Slack:
b) Indique sus días y horas de trabajo:
c) Configure más detalles del comportamiento esperado de Slack para cada evento del calendario (hemos utilizado “Tiempo de enfoque” en el ejemplo a continuación). Esto incluye el emoji y el mensaje de estado, la activación (o no) del modo no molestar y la activación (o no) de una respuesta automática:
Probablemente ya sepas que puedes crear y administrar tareas de Google en su escritorio directamente desde aplicaciones de Google como Gmail, Calendar, Docs, Sheets o Slides. Es una función útil para realizar un seguimiento de todas las acciones mencionadas durante las reuniones. Pero, ¿sabía que si asigna una fecha y hora a sus tareas, se mostrarán automáticamente las fechas límite en Google Calendar? Y la guinda del pastel es que también mostrará recordatorios directamente en su calendario.
Cómo configurarlo
a) Haga clic en el icono de tareas en el lado derecho del panel cuando esté en una aplicación de Google:
b) Haga clic en “Agregar una tarea” y complete el nombre de la tarea:
c) Haga clic en “Fecha/Hora” y seleccione una fecha y hora:
d) Su tarea aparecerá en su Calendario de Google en la fecha y hora que seleccionó, y se le enviará un recordatorio antes de la >:
e) Si la tarea no se completa a tiempo, aparecerá un recordatorio de la tarea pendiente directamente en su calendario:
el administrador de tareas Todoista se puede sincronizar con la mayoría de sus herramientas de calendario para ampliar la cantidad de funciones en una lista de tareas pendientes. Una de esas características es la capacidad de filtrar rápidamente las tareas. Como EM, hablamos con numerosas personas a lo largo del día y poder ver fácilmente qué tareas se asignan a cada uno de ellos es extremadamente valioso y ahorra tiempo, en particular durante las reuniones individuales. Con Todoist puedes filtrar las tareas rellenando el campo de descripción con elementos como la persona a la que está asignada la tarea.
Cómo configurarlo
a) En Todoist, indica el nombre del propietario de la tarea en el campo de descripción:
b) Usando el campo de búsqueda, podrá buscar las tareas asignadas a una persona específica:
c) Presione “Enter” para mostrar todas las tareas pendientes asignadas a esa persona:
El aplicación Contactos de Google le permite crear etiquetas para recopilar contactos, lo que puede ser útil cuando necesita llegar a todas las personas de un equipo de funciones en particular, por ejemplo. Una vez creadas las etiquetas, puede usarlas en cualquier aplicación de Google, como Gmail y Calendar.
Cómo configurarlo
a) En Contactos de Google, crea una nueva etiqueta:
b) Seleccione los contactos relevantes y agréguelos a la etiqueta que acaba de crear, ya sea arrastrándolos a la etiqueta o agregando la etiqueta al contacto:
c) Utiliza la etiqueta directamente en la aplicación de Google en la que te encuentres, como Gmail o Calendar, para contactar con todos los agrupados bajo ella utilizando un solo “destinatario”:
El mapeo de la historia del usuario proporciona una descripción general del producto al mostrar las diferentes personas del usuario y las actividades que intentan realizar, los objetivos del producto, los pasos considerados para lograrlos y la división considerada por versión. No hace falta decir que resumir cada pieza de información en un mapa ayuda a proporcionar a todas las partes interesadas el mismo nivel de información durante las sesiones de trabajo, lo que hace que este tiempo sea más productivo. Hay diferentes plantillas disponibles en Miró.
Cómo configurarlo
Simplemente encuentra la plantilla correcta para su caso de uso:
Las reuniones retrospectivas pueden volverse aburridas. Entonces, ¿por qué no condimentarlos con la herramienta? Metro Retro? El uso de sus agradables temas e ilustraciones puede ayudar a que las reuniones sean más agradables y atractivas. Hay algunas características interesantes disponibles, incluida la posibilidad de que los desarrolladores voten o coloquen emojis en Post-its. Las pautas sobre las mejores prácticas para animar una retrospectiva también están directamente accesibles en la aplicación.
Cómo configurarlo
Simplemente encuentra la plantilla que mejor se adapte a tus necesidades:
La mayoría de las empresas emergentes están familiarizadas con Notion ahora, pero ¿sabías que existe una Complemento Guardar en noción que se pueden agregar a su navegador para ayudarlo a guardar todos los artículos, bibliotecas o documentos interesantes en una página dedicada de Notion? Esto le permite ser más eficiente en su vigilancia tecnológica porque significa que no necesita salir del navegador. Repasemos los pasos para ver cómo usar este complemento en Chrome.
Cómo configurarlo
a) Agregue el complemento a Chrome:
b) Guarde la página de la noción correspondiente y el formato del clip:
c) Recortar una página web:
d) La página web se guarda en la página Notion como se esperaba:
Como EM, somos responsables de contratar nuevos desarrolladores. Revisamos las descripciones de los puestos, seleccionamos a los candidatos con recursos humanos y participamos en el proceso de entrevista. Y como todos sabemos, contratar desarrolladores es complicado en este momento. Entonces, ¿por qué no usar la herramienta adecuada para ayudarlo en el proceso? Alerta de spoiler: hay un poco de autopromoción aquí, porque para este truco usaremos una de nuestras herramientas: Kit de bienvenida!
Cómo configurarlo
a) Centralizar las solicitudes recibidas de varios canales:
b) Seguir y evaluar las aplicaciones directamente en el tablero dedicado:
c) Realice un seguimiento de su rendimiento y compárelo con sus competidores:
¡Eso es todo por ahora! Esperamos que algunos de esos consejos lo ayuden a ser más eficiente en su trabajo diario, y si tiene algún truco para compartir, ¡no dude en hacérnoslo saber!
Escrito por Virgilio Gouala, florian demaria y Clemente Folliet — Gerentes de Ingeniería @ WTTJ
Editado por Anne-Laure Civeyrac
Ilustración por Myriam Mercancías
