El papel del analista de negocios en los proyectos COTS
Los productos comerciales listos para usar (COTS) ofrecidos por empresas de tecnología son una opción popular para satisfacer las necesidades comerciales de manera rápida y eficiente. Sin embargo, la implementación de un producto COTS complejo, como un sistema ERP, CRM o de información de laboratorio, requiere tiempo y esfuerzo para su configuración. Por lo tanto, es común que las organizaciones cuenten con un equipo de implementación compuesto por profesionales familiarizados con el producto COTS para adaptarlo a sus necesidades.
Los proveedores de COTS suelen ofrecer servicios de implementación a sus clientes, que incluyen fases como el descubrimiento, la configuración personalizada del sistema, la capacitación de los usuarios y la puesta en marcha del proyecto. En este artículo, exploraremos el papel del analista de negocios en la implementación de proyectos COTS y la colaboración con el equipo de implementación del producto.
La importancia del análisis de negocios en proyectos COTS
Aunque los proyectos COTS pueden parecer no requerir análisis de negocios debido a su naturaleza predefinida, es importante destacar que existen diferentes niveles de complejidad en estos proyectos. Algunos productos COTS son completamente listos para usar, mientras que otros requieren una configuración y personalización adicional. En estos casos, el análisis de negocios desempeña un papel fundamental en el éxito del proyecto.
El análisis de negocios en proyectos COTS implica actividades como la planificación del trabajo, la identificación y análisis de requisitos, el modelado de requisitos, la evaluación de soluciones y la configuración del sistema. Aunque la especificación funcional completa no suele ser necesaria en proyectos COTS, es importante documentar los requisitos relevantes y comprender las limitaciones de la solución.
El modelado de requisitos en proyectos COTS
Si bien es cierto que no todos los requisitos funcionales necesitan ser documentados en proyectos COTS, omitir por completo la documentación de requisitos puede generar problemas. Por un lado, las partes interesadas internas y externas necesitarán al menos alguna documentación que describa el comportamiento del sistema. Además, la falta de requisitos modelados dificulta la validación y la demostración del sistema a los usuarios, lo que puede resultar en la necesidad de reconfiguraciones repetidas. Por último, el proceso de gestión del cambio puede verse afectado si no se documentan los requisitos.
En resumen, el papel del analista de negocios en proyectos COTS es esencial para garantizar una implementación exitosa. Aunque los proyectos COTS pueden parecer simples, requieren un enfoque estratégico y un análisis cuidadoso para adaptar el producto a las necesidades de la empresa. El análisis de negocios y el modelado de requisitos son herramientas clave en este proceso, permitiendo una configuración efectiva y una gestión del cambio adecuada.
Problemas de facturación en un proyecto de implementación de COTS
Después de cuatro semanas de implementar los requisitos en un proyecto de implementación de COTS, el cliente ha informado que algunas transacciones de facturación no se están calculando correctamente. Ante esta situación, surge la pregunta de si es más conveniente consultar la parte SRS donde se documentan todas las reglas comerciales o buscar los correos electrónicos relevantes.
Técnicas de análisis empresarial para abordar el problema
Para resolver los problemas mencionados anteriormente, el analista de negocios (BA) puede utilizar diversas técnicas de análisis empresarial que serán aplicables al proyecto y a la audiencia. Algunas de estas técnicas son:
1. Matriz de Roles y Permisos
Una forma de abordar el problema es definir y documentar los roles de los usuarios y sus permisos utilizando una matriz de roles y permisos. Esto permitirá configurar los roles y asignar los permisos adecuados a cada usuario. El organigrama de la empresa puede ser útil para definir los roles.
2. Modelado de procesos
Otra técnica útil es obtener y modelar los procesos actuales utilizando notaciones estándar como BPMN o UML, o simplemente creando un dibujo claro para la audiencia. Luego, se deben revisar los modelos con las partes interesadas, identificar posibles cambios en el proceso y actualizar el modelo en consecuencia. Además, se puede complementar el modelo con requisitos adicionales, como casos de uso.
3. Análisis de brechas
Como BA, es importante identificar las áreas del negocio del cliente que no están cubiertas por el paquete COTS y comunicarlas al equipo de producto. Antes de ampliar la brecha al equipo de producto, es recomendable pensar en posibles soluciones que se puedan ofrecer al cliente. De esta manera, el cliente puede acceder antes a la funcionalidad deseada, evitando sobrecargar el producto y diseñarlo en exceso con funcionalidades que solo un cliente utilizaría. Es importante evaluar si es posible configurar el sistema de forma alternativa o si el cliente puede aceptar realizar ciertos pasos manualmente.
4. Historias de usuarios
Las historias de usuarios son una forma sencilla y popular de especificar los requisitos, especialmente si se sigue un enfoque ágil y se necesita implementar la solución COTS de forma incremental. Además, son útiles para priorizar los requisitos mediante el formulario de historias de usuario.
5. Casos de uso y escenarios
Documentar cada flujo de negocio por separado en casos de uso es una técnica efectiva. Estos casos de uso se pueden convertir fácilmente en scripts de prueba y utilizarse para validar la solución.
6. Análisis de reglas comerciales
Es recomendable obtener y documentar las reglas comerciales del cliente. Además, es importante contar con un proceso para actualizar estas reglas en caso de cambios externos o internos.
7. Análisis de interfaz
Es probable que el producto COTS se comunique con otros componentes, por lo que es necesario definir y documentar las interfaces específicas para el cliente.
8. Requisitos de datos
En la mayoría de los casos, una solución COTS reemplaza una solución heredada obsoleta, por lo que es importante tener en cuenta los datos históricos. Es recomendable definir los requisitos de datos antes de darse cuenta de que no se pueden importar ciertos datos al nuevo sistema. Es necesario considerar si es necesario importar los datos históricos a la nueva solución COTS y cómo manejar los casos en los que los datos no se ajusten al nuevo producto.
Enviar comentarios al equipo de producto
Una forma efectiva de mejorar el producto es escuchar los comentarios de los usuarios. En el caso de un proyecto COTS, el implementador BA o cualquier otra persona que cumpla este rol en la organización es el candidato ideal para obtener, analizar y documentar las preocupaciones y frustraciones del cliente. Por lo tanto, el BA debe establecer un proceso para comunicar todas las inquietudes comerciales y deficiencias de los clientes al equipo de producto de COTS.
Una posible forma de hacerlo es crear una página Wiki separada para cada cliente, donde se puedan enumerar todas las brechas descubiertas durante el proyecto y comunicarlas al equipo de producto. Luego, el equipo de producto puede recopilar los comentarios de todos los clientes, priorizar las brechas para futuras versiones y compartir la hoja de ruta con el equipo de implementación.
Conclusión
Los proyectos de implementación de COTS pueden presentar desafíos para los analistas de negocios, ya que difieren de los proyectos de desarrollo de TI tradicionales. Sin embargo, con la actitud correcta y un poco de pensamiento creativo, es posible adoptar técnicas de análisis empresarial que aporten valor a estos proyectos y ayuden a mejorar el producto COTS.
Publicado: 2019/08/08
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