Tecnología de formularios de admisión de pacientes digitalizados

Se siente como un ejercicio escolar de caligrafía del siglo XX, no como una visita a una oficina profesional. ¿Dónde más sino en el consultorio del médico se nos pide que lleguemos quince minutos antes para llenar un formulario con bolígrafo o lápiz, especialmente cuando la información ya está registrada?

Un objetivo importante de los médicos ahora es reemplazar el papel con formularios convenientes que los pacientes pueden completar en dispositivos móviles en casa. Cubrí la tendencia en mi artículo reciente Programación de pacientes y admisión previa a la visita: démosles a los pacientes lo que piden. Recientemente obtuve más detalles sobre la tecnología detrás de los formularios de atención médica en línea de los gerentes de Tejido.

Cómo ayuda Weave a automatizar formularios

Los formularios son parte de la plataforma de comunicación digital de Weave, que automatiza varios aspectos de la interacción con el paciente, incluida la programación, los pagos y los cargos a las aseguradoras. La figura 1 muestra un formulario de registro.

Hablé con Cam Holt, director de producto de Weave. Él dice que los formularios se pueden crear a través de una interfaz de arrastrar y soltar, similar a la creación de encuestas en la popular plataforma SurveyMonkey.

Weave también proporciona plantillas para formularios comunes, como los historiales de salud. Cada parte de una pregunta se almacena en un árbol jerárquico de objetos JSON. La Figura 2 muestra formas típicas.

Antes de una visita, la plataforma Weave envía formularios a un paciente y valida al paciente haciéndole algunas preguntas, sin necesidad de contraseña (Figura 3). Se pueden compilar varios formularios en un paquete.

El formulario de información de contacto solicita números de teléfono, etc.

Los formularios están diseñados de acuerdo con las técnicas comunes de programación web conocidas como interfaces receptivas. Por lo tanto, los formularios funcionan igual de bien en pantallas de teléfonos móviles que en una computadora de escritorio. Pero los formularios también se pueden optimizar para diferentes dispositivos.

La información que ya está en el registro de la clínica se usa para completar previamente los campos. Cuando el paciente ingresa datos nuevos, el autocompletado funciona en campos cuyo contenido es predecible.

Un paciente que pierde o no completa el formulario antes de la visita puede escanear un código QR cuando llegue a la clínica y completar el formulario allí.

En el back-end, los datos de los formularios deben ingresar al registro del paciente, lo cual es más fácil de hacer con algunos EHR que con otros. “Las API son nuestras amigas”, dice Holt, porque Weave puede simplemente llamar a los puntos finales de API apropiados en lugar de preocuparse por el formato de los datos del lado del proveedor. Weave ha formado sólidas asociaciones con proveedores de EHR.

Cada práctica clínica puede determinar cuánta validación hacer antes de enviarla al EHR y tener un control detallado sobre qué campos se ingresan.

Haciendo la vida más fácil para el personal de la oficina

Cuando hablamos de la experiencia del paciente, a menudo olvidamos que la automatización y los flujos de trabajo optimizados también conducen a una fuerza laboral más feliz, un factor crítico en nuestro tiempo en el que vemos un éxodo masivo del campo de la salud.

Todd Snyder, dentista cosmético y conferencista internacional, describió la conveniencia que ofrecen los formularios automatizados al personal de la oficina. No solo se ahorran el tedio de ingresar información a mano en sus registros, sino que también reciben alertas si un paciente no ha completado alguna información.

Chris Baird, director de marketing de Weave, dice que el 82 % del personal clínico encuestado considera que los formularios digitales facilitan el servicio a los pacientes.

La reducción de errores significa menos facturas rechazadas. Y, por último, cuando llama un paciente, su información aparece automáticamente en la pantalla del miembro del personal.

Baird citó algunas estadísticas de las encuestas de sus clientes:

• Ingresar datos de un formulario en papel en el sistema conduce a un error el 31% del tiempo.
• En promedio, una clínica pierde 3,6 formularios de entrada en papel cada semana, y el 77 % de las clínicas gasta al menos $100 por semana en triturar y desechar formularios en papel.
• La mitad de los pacientes prefieren completar los formularios de admisión en casa antes de una visita, y el 58 % de los pacientes consideran que llenar los formularios de admisión en papel es “anticuado”. Un tercio de los pacientes preferiría dejar el chocolate por un día que completar un formulario de admisión en papel. (Ahora sabes el verdadero alcance de sus dificultades).

Todos pueden reconocer los beneficios de aplicar la tecnología a los formularios de los pacientes. Este artículo ha mostrado las técnicas utilizadas por una empresa para hacerlo simple.